Muchas organizaciones consideran que su información está protegida porque periódicamente realizan una copia de sus archivos. Sin embargo, disponer de archivos duplicados no garantiza que puedan recuperarse correctamente cuando ocurre un problema.
Una estrategia de respaldo debe responder varias preguntas: qué información se copia, con qué frecuencia, dónde se almacena, cuánto tiempo se conserva, quién verifica el proceso y cuánto tiempo demandaría recuperar la operación.
El verdadero objetivo del backup no es generar copias. El objetivo es poder recuperar información y continuar trabajando después de una falla, un error humano, un incidente de seguridad o una pérdida de equipamiento.
Definir qué información realmente necesita ser respaldada
No todos los datos tienen el mismo valor. Una organización debería identificar la información necesaria para operar y determinar qué consecuencias tendría perderla.
Esta clasificación permite establecer prioridades y frecuencias diferentes según la importancia y velocidad con la que cambia cada conjunto de datos.
Bases de datos de sistemas administrativos.
Documentación comercial y administrativa.
Archivos compartidos utilizados por diferentes áreas.
Configuraciones importantes de sistemas o servidores.
Información que no pueda reconstruirse fácilmente.
Relacionar la frecuencia del respaldo con la cantidad de información que se puede perder
Realizar una copia una vez por semana puede ser suficiente para determinados archivos y completamente insuficiente para una base de datos que cambia constantemente.
La frecuencia debería definirse según cuánto trabajo puede permitirse perder la organización entre la última copia disponible y el momento del incidente.
Evitar que todas las copias dependan del mismo lugar o dispositivo
Una copia almacenada permanentemente junto a los datos originales puede verse afectada por la misma falla, robo, daño físico o incidente de seguridad.
Por este motivo suele ser conveniente mantener copias en ubicaciones o medios diferentes, según la importancia de la información y los riesgos existentes.
No depender exclusivamente del disco del mismo equipo.
Evaluar almacenamiento externo o remoto.
Controlar quién puede modificar o eliminar los respaldos.
Considerar copias desconectadas o protegidas frente a modificaciones cuando corresponda.
Conservar versiones y no solamente la última copia
Algunos problemas no se detectan inmediatamente. Un archivo puede haber sido eliminado hace varios días o una base de datos puede contener información incorrecta desde una fecha anterior.
Si todas las copias anteriores son reemplazadas inmediatamente, puede resultar imposible regresar a un estado válido.
Realizar pruebas de recuperación antes de una emergencia
Una copia puede existir y aun así ser inutilizable. Puede encontrarse dañada, incompleta, protegida por una contraseña desconocida o depender de una aplicación que ya no está disponible.
Las pruebas periódicas permiten detectar estos problemas antes de que la organización dependa realmente del respaldo.
Seleccionar periódicamente copias y verificar su contenido.
Restaurar archivos de prueba.
Comprobar procedimientos de recuperación de bases de datos.
Registrar errores encontrados durante las pruebas.
Actualizar la documentación cuando cambie la infraestructura.
Definir responsables y documentar cómo recuperar la información
Una estrategia técnica puede fallar si ninguna persona sabe quién debe verificarla o cómo actuar durante una emergencia.
Las responsabilidades deberían establecerse de manera explícita y la documentación debe estar disponible incluso cuando los sistemas principales no funcionen.
Responsable de verificar los respaldos.
Ubicación de las copias.
Credenciales o procedimientos necesarios para acceder a ellas.
Orden de recuperación de sistemas.
Personas que deben ser informadas ante una interrupción.